Ofis temizliği sözleşmesinde nelere dikkat edilmeli?

Ofis temizliğinde sorunlar genelde işin kalitesinden değil, sözleşmede tanımlanmayan noktalardan çıkar. Aşağıdakiler, sonradan tartışma yaratan maddelerin listesi — sözleşme imzalamadan önce hepsinin yazılı olduğundan emin olun.

Sarf malzeme kime ait?

Tuvalet kâğıdı, kâğıt havlu, sıvı sabun, çöp poşeti — bunlar aylık ciddi bir kalem tutar ve kime ait olduğu sık sık belirsiz bırakılır.

İki model vardır: sarf dahil (firma tedarik eder, fiyata dahildir) ve sarf hariç (siz tedarik edersiniz). Sarf dahil model genelde daha ekonomiktir çünkü temizlik firması toplu alım yapar.

Hangisi seçilirse seçilsin sözleşmede yazılı olmalı, ayrıca sarf dahilse aylık tüketim üst sınırı tanımlanmalıdır — aksi halde kontrolsüz tüketim iki tarafı da rahatsız eder.

Personel devamsızlığında ne olur?

Bu madde yoksa, personel gelmediği gün hizmet aksar ve karşılığı olmaz.

Sözleşmede olması gereken: firmanın yedek personel havuzu bulunduğu, devamsızlık halinde aynı gün yerine ekip gönderileceği, gönderilemezse o günün bedelinin faturadan düşüleceği.

Ayrıca personel değişikliğinin önceden bildirilmesi yazılmalı. Ofis temizliğinde sabit ekip önemlidir; sürekli değişen personel hem güvenlik hem kalite sorunu yaratır.

Denetim ve kalite ölçümü

"Temiz" öznel bir kelimedir. Sözleşmeye ölçülebilir bir denetim mekanizması konmalıdır.

İyi bir uygulama: aylık habersiz denetim, puanlı kontrol formu ve puanın sözleşmede tanımlı bir eşiğin altına düşmesi halinde o ayın bedelinden kesinti.

Bu maddeyi firmanın kendisi teklif ediyorsa, işine güveniyor demektir. Kaçınıyorsa bu bir uyarı işaretidir.

Gizlilik ve hassas alanlar

Temizlik personeli ofisinizin her yerine girer: masa üstleri, arşiv, sunucu odası, yönetim katı.

Sözleşmede olması gerekenler: tüm personelin gizlilik taahhütnamesi imzaladığı, hassas alanların ayrıca tanımlandığı ve oralara yalnızca yetkili personelin gireceği.

Sunucu odası gibi kritik alanlarda giriş-çıkış kaydı tutulması da istenebilir.

Çalışma saatleri ve bina prosedürü

Mesai içi mi, mesai dışı mı? Çoğu ofis mesai sonrası temizliği tercih eder — çalışanlar rahatsız olmaz, ekip daha hızlı çalışır.

Plaza ve iş merkezlerinde bina yönetiminin kendi giriş prosedürü olur: personel listesi, kimlik bildirimi, mesai dışı çalışma izni. Bunlar sözleşme öncesi netleştirilmelidir, yoksa ilk gün ekip binaya alınmaz.

Fesih şartı da yazılı olmalı: genelde asgari 3 ay, sonrasında 30 gün önceden yazılı bildirimle fesih.